Büyüyen şirketler sonunda elektronik tabloların artık yeterli olmadığı bir noktaya ulaşır. Kurumsal kaynak planlama yazılımının devreye girdiği yer burasıdır: ERP sistemleri, önemli iş bilgilerini toplar ve düzenler ve kuruluşların genişlerken bile yalın, verimli operasyonlar yürütmesine yardımcı olur.
İşletme profesyonellerinin çoğu “ERP” terimini duymuştur, ancak kurumsal kaynak planlama sistemlerinin ekipleri için neler yapabileceğini tam olarak bilmiyor olabilirler. ERP’nin tam olarak ne olduğunu, nasıl çalıştığını, işiniz için neler yapabileceğini, doğru çözümü nasıl seçeceğinizi ve çok daha fazlasını açıklayacağız.
Kurumsal kaynak planlaması hakkında aklınıza gelebilecek hemen hemen tüm soruların yanıtları için okumaya devam edin.
Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) Nedir?
Temelde ERP, muhasebe, üretim, tedarik zinciri yönetimi, satış, pazarlama ve insan kaynakları (İK) dahil olmak üzere departmanlardan girdi toplayan merkezi bir veri tabanından yararlanarak iş süreçlerini otomatikleştiren ve öngörüler ve iç kontroller sağlayan bir uygulamadır.
Her işletme, çeşitli sorumluluklara sahip çok sayıda paydaş gerektiren işleri tamamlamalıdır. Ancak süreçleri yürütmek ve önemli kararlar almak için gereken bilgiler bağlantısız sistemlere yayıldığında bu bir mücadeledir. Veriler ister temel işletme yönetimi yazılımında ister elektronik tablolarda tutulsun, çalışanlar ihtiyaç duyduklarını bulmakta zorlanırlar ve bunlara tamamen erişimleri olmayabilir. Örneğin, muhasebe ve FP&A ekiplerinin her biri, gider takibi için farklı rakamlara sahip farklı elektronik tablolara sahip olabilir.
Bu farklı veri kaynakları, herkesi aynı sayfada tutmayı çok zorlaştırıyor ve özellikle bir kuruluş büyüdükçe işbirliğini ve verimliliği engelliyor. Personel, kendileriyle ilgili işin tüm yönleriyle ilgili güncel bilgileri arayacak tek bir yer olmadığı için belgeleri aramakla ve potansiyel olarak işi tekrarlamakla zaman kaybeder. Bu aynı zamanda işinizi etkileyen gelişmelerin tam neden ve sonucunu görmeyi de zorlaştırır.
Bir ERP sistemi, yöneticilere ve çalışanlara departmanlar arası görünürlük sağlamak için bilgileri merkezi bir veri tabanında derleyerek bu sorunu çözer. Ayrıca, çelişen veri kaynaklarıyla gelen sorunları ortadan kaldırır ve çeşitli senaryoları analiz etme, süreç iyileştirmelerini keşfetme ve önemli verimlilik kazanımları elde etme konusunda onlara güç verir. Bu, insanlar gerekli verileri araştırmak için daha az zaman harcadıkları için maliyet tasarrufu ve daha iyi üretkenlik anlamına gelir.
Bireysel bir işletmenin ihtiyaçlarını karşılamak üzere uyarlanmış ERP yazılımı, bu sistemleri farklı sektörlerden ve her ölçekten şirket için kritik bir araç haline getirerek büyük kazançlar sağlar. Dünyanın en tanınmış ve en başarılı firmalarının çoğu, son çeyrek asırdır ERP sistemleri ile büyüdü. Artık bu yazılım, her büyüklükteki işletmelerin ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde yapılandırılabilir ve fiyatlandırılabilir.
Basitçe ifade etmek gerekirse, bir ERP sistemi, bir kuruluş genelinde insanları, temel iş süreçlerini ve teknolojiyi birleştirmeye yardımcı olur.
Video: Oracle NetSuite ERP Nedir?
- ERP, ortak bir veri tabanında çeşitli departmanlardan bilgi toplayan ve liderlerin tek bir gerçeklik vizyonu kullanarak bir şirketin nabzını izlemesini sağlayan kritik iş yazılımıdır.
- ERP sistemleri finans, üretim, envanter ve sipariş yönetimi, müşteri iletişimi, satış ve pazarlama, proje yönetimi ve insan kaynakları gibi kritik iş fonksiyonlarını birleştirir. Önemli özelliklerden biri, her departman için ayrıntılı analiz ve raporlamadır.
- ERP, verimsiz manuel süreçleri öne çıkaran ve büyüme fırsatlarını ortaya çıkaran kuruluş çapında görünürlük sağlayarak önemli ölçüde zaman ve mali tasarruf sağlayabilir.
- Şirket içi, bulut ve hibrit dahil olmak üzere ERP yazılımı için çeşitli dağıtım modelleri vardır. Bulut ERP son yıllarda son derece popüler hale gelse de herhangi bir şirket için en iyi yaklaşım, şirketin ihtiyaçlarına bağlıdır.
- İşletmeler, bir kazanan seçmeden önce, kısa bir yazılım sağlayıcıları listesinin yeteneklerini, uygulama modellerini, entegrasyon gereksinimlerini ve toplam sahip olma maliyetini anladığından emin olmalıdır.
ERP Açıklaması
1990 yılında araştırma şirketi Gartner tarafından icat edilen bir takma ad olan kurumsal kaynak planlaması kafa karıştırıcı bir kavram olabilir çünkü ERP bağımsız bir uygulama değildir. ERP bir iş yazılımı kategorisi olsa da, ERP sistemleri her biri belirli bir iş gereksinimini karşılayan çeşitli modüller içerir. Örneğin, ürün tabanlı şirketlerde genellikle muhasebe, envanter ve sipariş yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) ve eğer ürün üretir veya monte ederlerse imalat için modüller bulunur. Hizmet işletmeleri muhasebe, proje yönetimi, profesyonel hizmet otomasyonu ve CRM için modüllere yönelebilir.
Her modül, bir ERP sisteminin önemli bir bileşeni olan merkezi veri tabanından bilgi çeker ve bilgiyi bu veri tabanına yollar. Bu ortak veri havuzu, tüm departmanlara görünürlük sağlar ve böylece liderlerin farklı alanların iş performansını değerlendirip karşılaştırmasına ve kararların tam etkisini anlamasına olanak tanır. Ayrıca süreç otomasyonu, iyileştirilmiş dahili kontroller ve daha akıllı iş zekası gibi diğer ERP avantajlarını da destekler.
Bir ERP sistemi oluşturmak için iki temel yaklaşım vardır. Birincisi, farklı satıcılardan muhasebe, satış, envanter ve üretim gibi bu temel iş işlevlerinin her birini gerçekleştirebilecek yazılım satın almaktır. Bu çözümler daha sonra merkezi bir veri tabanı (ERP) ile entegre edilir. İkincisi, ihtiyacınız olan tüm modülleri ERP satıcısından satın almak ve uygulamalar zaten birlikte çalışacak şekilde tasarlandığından entegrasyonlardan kaçınmaktır.
İhtiyacınız olan ERP modüllerinin çoğunu veya tamamını tek bir satıcıdan almak, basitliği sayesinde işletmelerin büyük çoğunluğu için en iyi seçenektir. Bu farklı sistemleri entegre etmek genellikle karmaşıktır ve oldukça büyük bir BT personeli veya bir BT hizmetleri ortağı gerektirir, bu nedenle çoğu küçük ve orta ölçekli kuruluş için mantıklı değildir. Bu entegrasyonlar kurulduktan sonra sürekli bakım gerektirirler.
Öte yandan birleşik bir platform, modüller arasında yerel entegrasyonlar ve kullanıcılar modüller arasında hareket ettikçe ortak bir kullanıcı arabirimi sunar. Bu, daha kolay bir ERP uygulaması sağlar. Karar vericilere şirketin kapsamlı bir görünümünü vermek için bilgi modüller arasında kolayca akar.
ERP İşletmeler İçin Neden Önemli?
ERP sistemleri, kaynakları akıllıca kullanmak isteyen işletmeler için vazgeçilmez hale geldi. Liderlerin, insan ve finansal sermayeyi yeniden tahsis etmelerine veya kalite veya performanstan ödün vermeden tasarruf sağlayan daha verimli temel iş süreçleri oluşturmalarına yardımcı olabilirler.
Bir ERP, planlama ve koordinasyon söz konusu olduğunda da bir varlıktır. Çalışanlar mevcut mevcut envanteri ve müşteri siparişlerini ayrıntılı olarak görebilir, ardından tedarikçi satın alma siparişlerini ve tahmini gelecekteki talebi karşılaştırabilir. Gerekirse, sorunları gidermek için ayarlamalar yapabilirler. ERP yazılımı iletişimi ve işbirliğini de geliştirir çünkü çalışanlar kendi kararlarını yönlendirmek için diğer departmanların durumunu kontrol edebilir.
Kapsamlı bir veri kaynağı olarak bir ERP sistemi, işletme için fark yaratabilecek bir dizi rapor ve analitik de sağlar. Geniş bir bilgi hazinesini, eğilimleri açıkça gösteren ve olası sonuçları modellemeye yardımcı olan tablolara ve grafiklere dönüştürmek, yöneticilerin paha biçilmez bulduğu bir ERP yeteneğidir.
Bir ERP Sistemi Nasıl Çalışır?
ERP sistemleri tanımlanmış, standart bir veri yapısı kullanarak çalışır. Bir departman tarafından girilen bilgiler, işletme genelindeki yetkili kullanıcılar tarafından anında kullanılabilir. Bu tek tip yapı, herkesin aynı sayfada kalmasına yardımcı olur. Örneğin, yerel bir gıda dağıtım zincirinin, genellikle stok ve personeli paylaşan birden fazla lokasyona sahip olduğunu varsayalım. Bu sitelerden gelen kalite, satış ve çalışan verileri ERP sistemine beslenirken hangi lokasyondan geldiğini gösterecek şekilde formatlanır.
Gerçek zamanlı veriler daha sonra departmanlar genelinde iş süreçlerine ve iş akışlarına işlenir. Liderler, bir konumun bozulmayı önlemede birkaç kasaba ötedeki bir kardeş tesisten çok daha iyi durumda olup olmadığını görebilir ve bunun nedenini anlamaya çalışırken, operasyonlar personel seviyelerinin trafik modelleriyle uyumlu olmasını sağlayabilir. Finans, satışları kiralarla karşılaştırarak yöneticilerin konsolide edip etmeyeceğine karar vermelerine yardımcı olabilir.
ERP sistemleri, bir şirket her ana iş fonksiyonu için modüllere sahip olduğunda ve zamanında, doğru veri girişi sağladığında en fazla değeri sağlar. Ve ne kadar çok paydaşın erişimi olursa o kadar iyidir.
Bir şirket birden fazla satıcının iş sistemlerini kullandığında, verilerin otomatik olarak ERP’ye akmasını sağlamak için entegrasyonlar genellikle mümkündür. Bu gerçek zamanlı veriler daha sonra herhangi bir süreç veya iş akışından yararlanmak için ERP bulut sunucusu genelinde kullanılabilir.
ERP Modülleri
Bir ERP, arka ve ön büro rolleri de dahil olmak üzere işin çeşitli yönleri için uyarlanmış özellik paketleri olan bir dizi farklı modülden oluşur. Bu, finans ve tedarik zinciri yönetimi ve müşteri iletişimi gibi diğer temel işlevlerin çok ötesine geçer. İşte en yaygın kullanılan ERP modüllerinin hızlı bir dökümü:
Finans. Hemen hemen her ERP sisteminin temeli olan bir finans modülü, defteri kebiri ve tüm finansal verileri yönetir. Borç hesapları (BH) ve alacak hesapları (AH) dahil olmak üzere her işlemi izler ve mutabakatları ve finansal raporlamayı yönetir.
Tedarik. Tedarik modülü, ister hammadde ister mamul mal olsun, satın almayı yönetir. Teklif taleplerini ve satın alma siparişlerini otomatikleştirebilir ve talep planlamasıyla bağlantılı olduğunda fazla ve eksik alımları en aza indirebilir.
Üretme. Üretim karmaşık olabilir ve bu modül, şirketlerin ürün üretmeye giden tüm adımları koordine etmesine yardımcı olur. Modül, üretimin talebe uygun olmasını sağlayabilir ve devam eden ve biten öğelerin sayısını izleyebilir.
Envanter yönetimi. Envanter yönetimi modülü, SKU düzeyine kadar mevcut envanter düzeylerini gösterir ve bu sayıları gerçek zamanlı olarak günceller. Ayrıca, envanterle ilgili önemli metrikleri de ölçer. Ürün tabanlı herhangi bir şirket, mevcut ve tahmini talebe göre eldeki stoğu optimize etmek için bu modüle ihtiyaç duyar.
Sipariş yönetimi. Bu uygulama, tüm kanallardan gelen müşteri siparişlerini gelir gelmez izler ve önceliklendirir ve teslimata kadar ilerlemelerini takip eder. Bir sipariş yönetimi modülü, karşılama ve teslimat sürelerini hızlandırabilir ve müşteri deneyimini iyileştirebilir.
Depo yönetimi. Bir ambar yönetim modülü, alma, toplama, paketleme ve nakliye gibi ambar faaliyetlerini yönlendirir. Bu görevleri yürütmenin daha verimli yollarını belirleyerek depoda zaman ve maliyet tasarrufu sağlayabilir.
Müşteri ilişkileri yönetimi (CRM). CRM, çok çeşitli sektörlerdeki işletmeler için popüler bir modüldür. Müşterilerle olan tüm iletişimleri takip eder, potansiyel müşteri yönetimine yardımcı olur ve müşteri hizmetlerini geliştirebilir ve satışları artırabilir.
Profesyonel hizmet otomasyonu (PSA). Hizmet işletmeleri , projeler için harcanan zaman ve kaynaklar da dahil olmak üzere projeleri planlamak ve izlemek için genellikle profesyonel bir hizmet otomasyonu (PSA) modülü kullanır. Müşteri faturalandırmasını basitleştirebilir ve bir proje üzerinde çalışan personel üyeleri arasında işbirliğini teşvik edebilir.
İşgücü yönetimi (WFM). Bir iş gücü yönetimi (WFM) modülü, katılımı ve çalışılan saatleri takip eder ve bazıları maaş bordrosunu da yönetebilir. Bu araç, devamsızlık ve üretkenliği departmana, takıma ve bireysel çalışana göre kaydedebilir.
İnsan kaynakları yönetimi (HRM). Bir insan kaynakları yönetimi (HRM) veya insan sermayesi yönetimi (HCM) modülü, bir iş gücü yönetimi modülüne benzer. Çalışan kayıtlarını, mevcut PTO ve performans incelemeleri gibi ayrıntılı bilgilerle birlikte tutar ve çeşitli departmanlardaki veya demografideki iş gücü eğilimlerini ortaya çıkarabilir.
E-ticaret. Bir e-ticaret modülü, perakendecilerin ve markaların çevrimiçi mağazalarının arka ve ön uçlarını yönetmelerine olanak tanır. Bu uygulama ile sitenin görünümünü ve hissini değiştirebilir ve ürün sayfaları ekleyebilir ve güncelleyebilirler.
Pazarlama otomasyonu. Bu modül, tüm dijital kanallardaki (e-posta, web, sosyal) pazarlama çabalarını yönetir ve kuruluşların mesajlarını optimize etmelerini ve kişiselleştirmelerini sağlar. Bir pazarlama otomasyon aracı potansiyel müşterileri, satışları ve müşteri sadakatini artırabilir.
ERP Bir İşletmeyi Nasıl İyileştirebilir veya Yardımcı Olabilir?
ERP, şirketlerin iyileştirme için alan veya genişleme fırsatları olan iş alanlarını belirlemelerini sağlar. Kullanıcı alımı kilit önemdedir: Erişimi olan daha fazla çalışan, belirli bir ürüne yönelik talepte ani artış, bir tedarikçinin geç sevkiyatı veya yaklaşan nakit akışı sıkışıklığı gibi sorunları ekiplerin fark etme olasılığı o kadar yüksektir. Çalışanlar daha sonra sorunu proaktif olarak mümkün olduğu ölçüde azaltabilir.
Yöneticiler genellikle sonuçlara odaklanır; verimliliği artırmak, maliyetleri düşürmek ve değişen tüketici ihtiyaçlarına veya pazar koşullarına yanıt vermek gibi hedeflere ulaşmak için bilgileri kullanmak.
İş birimleri için ERP yazılımı, hesap mutabakatları, müşteri faturalandırması ve sipariş işleme gibi hataya açık birçok görevi otomatikleştirebilir ve ekiplerin daha verimli çalışması için ihtiyaç duyduğu bilgileri sağlayabilir.
Ancak ERP’nin gerçek güzelliği, yalnızca verileri depolayıp düzenleyerek değil, aynı zamanda araştırma gerektiren kalıpları belirleyerek ve anormallikleri işaretleyerek hem şirketin sağlığının bir görünümünü hem de belirli bir sürece veya KPI’ya ilişkin ayrıntılı içgörüler sunabilmesidir.
ERP’nin Diğer Ticari Avantajları:
Verilere her yerden erişim: Çalışanların artık masaüstüne dağılmış kağıt yığınlarını veya dosyaları karıştırmasına gerek yok. Bulut tabanlı ERP ile bir ambar yöneticisi, atölyedeyken bir mobil cihazdan oturum açabilir veya bir satış görevlisi, bir müşteri sahasındayken envanteri kontrol edebilir.
Bilgiler her zaman günceldir: ERP sistemi sürekli olarak çeşitli departmanlardan bilgi aldığından, envanter çekilir çekilmez, bir ödeme kaydedilir veya müşterilere e-posta gönderilmez hemen güncellenir. Karar vericiler seçimlerini güncel verilere dayandırdıkları için bu büyük bir avantaj sağlıyor.
Aynı verilere dayalı iş kararları: Ortak bir veri tabanı ile tüm karar vericiler aynı sayfadadır. Yinelenen veya çelişkili bilgi kaynakları yoktur ve şirketler dinamik raporları otomatik olarak planlayabilir ve dağıtabilir. Daha fazla derinliğe mi ihtiyacınız var? Altta yatan verilere, rapora tıklayarak kolayca erişilebilir.
ERP’yi Kimler Kullanır?
Farklı iş modellerine sahip sektördeki şirketler, ERP’nin getirdiği faydaları fark etti. Kapsamlı işlevselliğe sahip esnek çözümler, çok çeşitli kuruluş ve gereksinimleri karşılayabilir.
İşlerini yürütmek için ERP’ye güvenen sektörler şunları içerir:
- Reklam ve dijital medya
- Giyim, ayakkabı ve aksesuarlar
- Kampüs mağazaları
- Danışmanlık
- Eğitim
- Enerji
- Finansal hizmetler
- Yiyecek ve içecek
- Sağlık ve güzellik
- Sağlık ve yaşam bilimleri
- BT hizmetleri
- Üretim
- Medya ve yayıncılık
- kar amacı gütmeyen kuruluşlar
- Profesyonel hizmetler
- Restoranlar ve misafirperverlik
- Perakende
- Yazılım ve teknoloji
- Nakliye ve lojistik
- Toptan dağıtım
Yazımız devam edecek.
